Una fornitura non è conclusa quando il camion arriva. È conclusa quando ciò che è arrivato corrisponde davvero a ciò che avevamo ordinato e possiamo utilizzarlo.
Nel procurement l’attenzione si concentra spesso su ciò che accade prima della consegna.
Fabbisogno.
Ordine.
Conferma.
Disponibilità.
Spedizione.
Lead time.
Poi la merce arriva.
E quel momento rischia di essere considerato soprattutto un’attività logistica.
Scaricare.
Contare i colli.
Firmare il documento.
Mettere a stock.
Ma il ricevimento è molto di più.
È il punto nel quale ciò che il sistema si aspettava incontra finalmente ciò che è arrivato davvero.
Ed è proprio lì che molte differenze diventano visibili.
Tre cose devono coincidere
Al ricevimento esistono almeno tre realtà da confrontare:
- ciò che abbiamo ordinato;
- ciò che il fornitore dichiara di aver spedito;
- ciò che abbiamo realmente ricevuto.
Sembrano la stessa cosa.
Non sempre lo sono.
Possono cambiare:
- quantità;
- codice;
- lotto;
- scadenza;
- confezionamento;
- integrità;
- condizioni di trasporto;
- documentazione.
La qualità del ricevimento dipende dalla capacità di riconciliare questi elementi.
Firmare il DDT non significa aver verificato la fornitura
La firma del documento di trasporto certifica normalmente una ricezione.
Ma non dovrebbe essere confusa con una verifica completa della conformità della fornitura.
Un collo può essere presente.
E contenere il prodotto sbagliato.
La quantità può essere corretta.
Ma avere una scadenza incompatibile con il consumo previsto.
La confezione può essere integra all’esterno.
Ma presentare anomalie una volta aperta.
Il documento può essere formalmente corretto.
Ma il lotto ricevuto può non essere quello previsto.
Il controllo reale inizia quando confrontiamo informazione e merce.
L’errore scoperto subito costa meno
Una non conformità identificata al ricevimento può essere ancora relativamente semplice da gestire.
La merce può essere:
- bloccata;
- separata;
- contestata;
- restituita;
- sostituita;
- chiarita con il fornitore.
La stessa anomalia scoperta dopo che il prodotto è entrato a stock può diventare molto più complessa.
E se il prodotto è già stato distribuito, la complessità aumenta ancora.
Per questo il ricevimento non è una formalità.
È una barriera di controllo.
Quantità ricevuta e quantità utilizzabile non sono sempre uguali
Ricevere 100 confezioni non significa necessariamente avere 100 confezioni disponibili.
Alcune potrebbero essere:
- danneggiate;
- con scadenza troppo breve;
- non conformi;
- da verificare;
- da mettere in quarantena;
- prive della documentazione richiesta.
Questo significa che anche il dato di magazzino deve distinguere tra:
ricevuto
e
utilizzabile.
Se questa distinzione non esiste, il sistema può mostrare una disponibilità che operativamente non abbiamo.
La scadenza è parte della conformità
Il prodotto può essere quello giusto.
Il codice può essere corretto.
La quantità può coincidere.
E comunque la fornitura può essere problematica.
Per esempio se la shelf-life residua è insufficiente rispetto al consumo previsto.
La domanda quindi non è soltanto:
“Quanto è arrivato?”
Ma anche:
“Per quanto tempo potremo realmente utilizzarlo?”
Questo collega direttamente il ricevimento alla pianificazione.
Una scadenza breve può trasformare una quantità apparentemente corretta in una scorta eccessiva.
Anche il lotto è un dato operativo
Nel sanitario il lotto non è soltanto una stringa stampata sulla confezione.
È una delle informazioni che permettono di ricostruire il percorso del prodotto.
Diventa fondamentale quando serve:
- gestire un richiamo;
- identificare una non conformità;
- ricostruire una distribuzione;
- separare quantità coinvolte e non coinvolte;
- verificare la tracciabilità.
Se il lotto entra male nel sistema al momento del ricevimento, il problema emergerà quando avremo più bisogno di quel dato.
Le anomalie devono produrre informazione
Un ricevimento non conforme non dovrebbe finire semplicemente con:
“Chiamato il fornitore, risolto.”
Perché ogni anomalia racconta qualcosa.
Può indicare:
- errore di preparazione;
- problema di trasporto;
- anagrafica errata;
- confezionamento ambiguo;
- fornitore poco affidabile;
- ordine poco chiaro;
- controllo interno insufficiente.
Se queste informazioni vengono registrate, possono diventare vendor performance.
Se restano nelle telefonate, vengono perse.
Il magazzino vede cose che Acquisti non vede
Chi riceve la merce è spesso il primo a osservare concretamente la qualità dell’esecuzione del fornitore.
Acquisti vede:
- ordine;
- conferma;
- prezzo;
- data prevista.
Il magazzino vede:
- come arriva la merce;
- se arriva completa;
- se arriva integra;
- se le etichette sono corrette;
- se le scadenze sono coerenti;
- se i documenti coincidono.
Queste due prospettive devono parlarsi.
Altrimenti una parte importante della performance del fornitore resta invisibile.
Il ricevimento deve sapere cosa controllare
Non tutto richiede lo stesso livello di verifica.
Un prodotto ordinario non deve necessariamente essere gestito come un prodotto critico.
Ma i controlli devono essere definiti.
Per esempio:
- identificazione del prodotto;
- quantità;
- integrità;
- scadenza;
- lotto;
- temperatura, quando applicabile;
- documentazione;
- eventuali requisiti specifici.
La profondità del controllo dovrebbe essere proporzionata al rischio.
La quarantena è uno stato, non un luogo
Quando qualcosa non è chiaro, la merce non dovrebbe diventare automaticamente disponibile.
Può servire uno stato intermedio.
Ricevuta.
Ma non ancora rilasciata.
Questo è il significato operativo della quarantena.
Non necessariamente una stanza fisica.
È soprattutto la capacità del sistema di dire:
“Questo prodotto è qui, ma non può ancora essere utilizzato.”
Senza questa distinzione, la presenza fisica rischia di essere interpretata come disponibilità.
Anche il ricevimento deve chiudere il ciclo dell’ordine
Un ordine aperto non dovrebbe rimanere tale se la merce è stata ricevuta completamente.
Allo stesso modo, una consegna parziale deve aggiornare correttamente il residuo.
Il ricevimento è quindi il punto in cui:
ordine,
consegna,
magazzino
e disponibilità
devono riconciliarsi.
Se questi sistemi non si allineano, si creano quantità fantasma.
Ordini ancora aperti.
Stock non aggiornati.
Residui inesistenti.
E decisioni basate su dati sbagliati.
Il vero salto
Il vero salto avviene quando il ricevimento merci smette di essere considerato il momento in cui la logistica prende in carico ciò che Acquisti ha ordinato.
È il momento in cui l’organizzazione verifica se la promessa del fornitore è diventata realtà.
Non basta quindi chiedere:
“È arrivato?”
Serve chiedere:
“È arrivato ciò che avevamo previsto, nelle condizioni che ci permettono davvero di utilizzarlo?”
In sintesi
Un buon ricevimento deve rendere visibili almeno:
- prodotto;
- quantità;
- integrità;
- lotto;
- scadenza;
- condizioni;
- eventuali non conformità;
- stato di utilizzabilità.
Il controllo non deve rallentare inutilmente il flusso.
Deve impedire che un problema entri nel sistema e diventi più costoso da gestire dopo.
Il ricevimento merci è il punto in cui una fornitura smette di essere una promessa e diventa un fatto verificabile.