Nel percorso sanitario internazionale, usare una versione superata di un documento può essere quasi come non averlo.
Nel turismo medico circolano molti documenti.
Referti.
Esami.
Immagini.
Preventivi.
Indicazioni.
Consensi.
Programmi di viaggio.
Documenti amministrativi.
Informazioni sulla prestazione.
Il problema, quindi, non è soltanto raccoglierli.
È sapere quale versione è quella valida.
Perché in un percorso che coinvolge paziente, facilitatore, struttura e professionisti diversi, lo stesso documento può esistere in più copie.
E non tutte raccontano la stessa situazione.
Un documento può essere corretto e comunque essere superato
Immaginiamo che un paziente invii un esame.
Il documento è autentico.
È leggibile.
È completo.
Ma nel frattempo ne è stato prodotto uno più recente.
La prima versione non è necessariamente sbagliata.
Semplicemente non rappresenta più la situazione aggiornata.
Lo stesso può accadere con:
- un referto;
- un preventivo;
- una programmazione;
- una lista di documenti richiesti;
- un’indicazione organizzativa;
- un piano di viaggio.
Il problema non è quindi soltanto verificare:
“Il documento c’è?”
Ma anche:
“È ancora quello da utilizzare?”
Più copie significano più rischio di disallineamento
Quando un documento viene inviato via:
- email;
- WhatsApp;
- portale;
- cloud;
- messaggistica interna;
può iniziare a vivere in più posti contemporaneamente.
Una persona aggiorna il file.
Un’altra continua a utilizzare quello precedente.
Un terzo interlocutore non sa che esiste una nuova versione.
Il risultato è un sistema apparentemente ricco di informazioni, ma poco governato.
La quantità dei documenti aumenta.
La certezza su quale utilizzare diminuisce.
Il nome del file non basta
File come:
referto.pdf
referto_nuovo.pdf
referto_finale.pdf
referto_finale2.pdf
sono un problema più serio di quanto sembrino.
Perché costringono chi riceve il documento a interpretare quale sia la versione corretta.
Nel turismo medico questo rischio cresce quando:
- gli attori sono molti;
- lavorano in organizzazioni diverse;
- utilizzano sistemi differenti;
- parlano lingue differenti;
- operano in momenti diversi.
Una buona gestione documentale dovrebbe ridurre questa ambiguità.
Non crearla.
La data del documento conta
Ogni informazione sanitaria o organizzativa deve essere letta anche rispetto al tempo.
Un esame recente può sostituirne uno precedente.
Una valutazione può cambiare.
Una data può essere riprogrammata.
Un preventivo può essere aggiornato.
Un requisito può essere completato.
Per questo la domanda:
“Qual è l’ultima versione?”
dovrebbe diventare parte naturale del controllo.
Ma attenzione.
L’ultima versione cronologicamente non è necessariamente quella valida.
Serve anche sapere chi l’ha prodotta e se è stata effettivamente approvata.
Aggiornato non significa approvato
Questo è un punto importante.
Un documento può essere più recente ma ancora provvisorio.
Per esempio:
- una bozza di preventivo;
- una data ipotetica;
- un programma non ancora confermato;
- una valutazione in attesa di verifica;
- un documento incompleto.
Per questo sarebbe utile distinguere stati diversi.
Per esempio:
Bozza
In verifica
Confermato
Superato
Annullato
In questo modo il sistema non comunica soltanto quale documento esiste.
Comunica anche quanto possiamo fidarci del suo stato.
Una versione superata dovrebbe smettere di sembrare attiva
Uno dei problemi peggiori è quando una vecchia versione resta disponibile senza indicazioni.
Continua a sembrare utilizzabile.
Può essere aperta.
Scaricata.
Inoltrata.
Stampata.
E magari utilizzata per prendere una decisione.
Una buona gestione dovrebbe invece rendere evidente che quel documento:
- è stato sostituito;
- non deve più essere utilizzato;
- ha una versione successiva.
Non serve necessariamente cancellarlo.
Anzi, in molti casi è utile conservarlo.
Ma conservarlo non significa lasciarlo ambiguo.
Anche il facilitatore ha una responsabilità organizzativa
Il facilitatore non deve interpretare clinicamente i documenti.
Ma può contribuire molto alla loro corretta gestione.
Può verificare:
- che il documento previsto sia presente;
- che abbia una data;
- che sia leggibile;
- che sia stato inviato al destinatario corretto;
- che eventuali aggiornamenti siano stati recepiti;
- che le vecchie versioni non continuino a circolare come se fossero valide.
È una responsabilità organizzativa.
Non clinica.
Ed è proprio questo tipo di attività che rende il percorso più ordinato.
Il paziente non dovrebbe essere il sistema di versionamento
Quando manca una gestione strutturata, spesso è il paziente a dover spiegare:
“Quello non vale più.”
“Questo è quello nuovo.”
“Il medico ha cambiato indicazione.”
“La data è stata spostata.”
“Il preventivo aggiornato è un altro.”
Il paziente può naturalmente partecipare al processo.
Ma non dovrebbe diventare il meccanismo che tiene sincronizzate organizzazioni diverse.
Il sistema dovrebbe essere in grado di farlo.
Una fonte unica riduce le ambiguità
Più il percorso è complesso, più diventa utile avere un punto di riferimento condiviso.
Non necessariamente un unico software.
Ma almeno una regola chiara:
qual è la fonte ufficiale dell’informazione?
Quando esistono più copie, deve essere possibile capire:
- quale è quella corrente;
- chi l’ha aggiornata;
- quando;
- quale versione sostituisce;
- chi deve utilizzarla.
Questo principio vale tanto per i documenti sanitari quanto per quelli organizzativi.
Anche le modifiche devono essere comunicate
Aggiornare un documento non basta.
Se nessuno sa che è stato aggiornato, il sistema resta disallineato.
Ogni modifica rilevante dovrebbe quindi generare almeno:
- aggiornamento della versione;
- identificazione del documento corrente;
- comunicazione agli interlocutori interessati;
- eventuale chiusura della versione precedente.
Il controllo documentale non è archiviazione.
È mantenimento della coerenza.
Nel turismo medico il problema cresce con il numero degli attori
In un percorso locale può esserci già molta complessità.
Nel turismo medico si aggiungono:
- strutture diverse;
- Paesi diversi;
- lingue;
- sistemi informatici;
- facilitatori;
- accompagnatori;
- professionisti nel Paese di origine.
Ogni passaggio crea una nuova possibilità di duplicazione.
Per questo la gestione delle versioni non è un dettaglio tecnico.
È una parte della continuità del percorso.
Il vero salto
Il vero salto avviene quando smettiamo di chiederci soltanto:
“Abbiamo il documento?”
e iniziamo a chiedere:
“Siamo certi che tutti stiano utilizzando la stessa versione valida?”
È una domanda diversa.
E racconta molto meglio la qualità reale del sistema.
In sintesi
Nel turismo medico un documento deve essere:
- presente;
- leggibile;
- identificabile;
- aggiornato;
- approvato quando necessario;
- distribuito alle persone corrette;
- distinguibile dalle versioni superate.
Avere molti documenti non significa avere un buon flusso informativo.
La continuità non dipende solo dal trasferire informazioni. Dipende dal trasferire la versione giusta dell’informazione.
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