Il D.Lgs. 231/2001 disciplina la responsabilità amministrativa degli enti per determinati reati commessi nel loro interesse o a loro vantaggio. L’adozione e l’efficace attuazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire quei reati rileva ai fini dell’esclusione della responsabilità dell’ente.
Il processo di acquisto concentra alcune delle condizioni che i modelli organizzativi sono chiamati a presidiare: gestione di rapporti economici con soggetti terzi, margini di discrezionalità nella selezione dei fornitori, autorizzazioni di spesa, possibili situazioni di conflitto di interessi.
Non significa che gli acquisti siano un’area a rischio in sé. Significa che è un’area in cui l’assenza di regole tracciabili rende difficile dimostrare la correttezza delle decisioni prese.
Molti modelli descrivono correttamente il processo di acquisto sulla carta, ma non trovano riscontro nell’operatività: soglie autorizzative superate di prassi in nome dell’urgenza, fornitori attivati senza qualifica documentata, decisioni non ricostruibili a posteriori.
Un modello che non corrisponde al funzionamento reale dell’organizzazione è, nella sostanza, un modello non attuato.
Il contributo è sul piano organizzativo e di processo: ricostruzione di come funzionano realmente gli acquisti, individuazione dei punti in cui il processo non lascia traccia, definizione di flussi autorizzativi sostenibili, qualifica dei fornitori, tracciabilità delle decisioni e indicatori di verifica.
Questi presidi hanno più probabilità di reggere se integrati nell’impianto complessivo dell’organizzazione — sistema di gestione qualità, requisiti GDP dove applicabili — anziché costruiti come sistema separato.
Nota importante: la costruzione, l’adozione e la valutazione di idoneità di un Modello 231, la composizione e il funzionamento dell’Organismo di Vigilanza e ogni valutazione di natura legale competono a professionisti legali e agli organi societari. Il supporto qui descritto riguarda esclusivamente l’analisi e la riorganizzazione dei processi operativi di acquisto, e non costituisce consulenza legale.
Articoli pubblicati su questi temi:
È il modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001. La sua adozione ed efficace attuazione, quando il modello è idoneo a prevenire i reati considerati, rileva ai fini dell’esclusione della responsabilità amministrativa dell’ente.
Perché il processo di acquisto gestisce rapporti economici con terzi, comporta margini di discrezionalità nella scelta dei fornitori e prevede autorizzazioni di spesa. Sono elementi che richiedono regole chiare e decisioni tracciabili.
No. La redazione del modello e le valutazioni giuridiche competono a professionisti legali. Il contributo di GINGAB riguarda l’analisi e la riprogettazione dei processi di acquisto affinché i presidi previsti siano concretamente applicabili e verificabili.
Vuoi capire come applicarlo alla tua struttura? Parliamo del tuo progetto.