Il procurement non è una funzione. È un sistema di governo.
In molte organizzazioni il procurement viene ancora considerato una funzione operativa.
Un reparto che gestisce ordini.
Fornitori.
Condizioni commerciali.
Disponibilità dei prodotti.
Una funzione importante, certamente.
Ma pur sempre una funzione.
Ed è proprio qui che spesso nasce il limite.
Perché quando i sistemi diventano più complessi, il procurement smette gradualmente di essere soltanto un’attività di acquisto. Inizia a diventare qualcosa di molto più centrale: il punto in cui si incontrano decisioni, flussi, priorità e continuità operativa.
E a quel punto non si sta più parlando semplicemente di comprare bene.
Si sta parlando di governare un sistema.
Il procurement tocca tutto, anche quando non sembra
Ogni decisione presa negli acquisti genera conseguenze molto oltre il semplice ordine.
Influenza il magazzino.
Influenza la logistica.
Influenza la pianificazione.
Influenza il cash flow.
Influenza il lavoro quotidiano delle strutture operative.
E quando il volume cresce, queste connessioni diventano ancora più evidenti.
Una scelta fatta senza visione d’insieme può sembrare corretta nel breve periodo, ma generare discontinuità lungo tutto il flusso operativo.
È qui che il procurement cambia natura.
Non è più soltanto una leva economica.
Diventa una leva organizzativa.
Il vero problema non è il prezzo
Molte organizzazioni continuano a leggere il procurement quasi esclusivamente attraverso il tema del risparmio.
Prezzi.
Sconti.
Condizioni commerciali.
Sono elementi importanti, ma rappresentano solo una parte del problema.
Perché un sistema può acquistare bene e funzionare male allo stesso tempo.
Può ottenere buone condizioni economiche e continuare comunque a generare:
- urgenze continue
- frammentazione
- perdita di visibilità
- disallineamento tra funzioni
- inefficienze operative
E quando questo accade, il risparmio ottenuto a monte inizia lentamente a disperdersi lungo il sistema.
Dove cambia davvero il livello dell’organizzazione
Le organizzazioni più evolute non utilizzano il procurement soltanto per negoziare.
Lo utilizzano per creare continuità.
Continuità tra:
- decisioni
- strutture
- fornitori
- flussi operativi
- informazioni
Perché quando acquisti, logistica, amministrazione e operatività iniziano a lavorare dentro una logica condivisa, il sistema smette gradualmente di rincorrere le urgenze e inizia finalmente a diventare prevedibile.
Ed è proprio lì che il procurement smette di essere una funzione separata.
Diventa un sistema di governo.
Il punto che molte organizzazioni stanno iniziando a capire
La complessità oggi non si gestisce aumentando il controllo manuale.
Si gestisce creando coordinamento.
Per questo motivo il tema non è centralizzare tutto indiscriminatamente.
Il tema è costruire un sistema capace di collegare decisioni che oggi spesso lavorano isolate.
Perché il vero vantaggio competitivo non nasce soltanto da quanto si compra bene.
Nasce da quanto bene tutte le parti del sistema riescono a lavorare insieme.
Il vero salto
Quando il procurement viene ancora trattato come un semplice ufficio acquisti, l’organizzazione tende a lavorare per compartimenti separati.
Quando invece diventa una funzione di governo, cambia completamente la prospettiva.
Le decisioni iniziano a essere lette per il loro impatto sul sistema nel suo insieme.
Le informazioni iniziano a circolare in modo diverso.
I flussi diventano più leggibili.
Le urgenze iniziano a diminuire.
E soprattutto, l’organizzazione smette gradualmente di reagire ai problemi.
E inizia finalmente a governarli.
Giacomo Bagni
Consulente direzionale
Governance & Integration Network for Global Healthcare Acquisition & Buying
Questo tema fa parte del lavoro GINGAB su procurement sanitario e governance degli acquisti.