La crescita crea caos

All’inizio la crescita sembra sempre una buona notizia.

Più ordini.
Più clienti.
Più fornitori.
Più attività.

Per un po’ funziona.

L’organizzazione si adatta. Le persone trovano soluzioni. Si lavora di più, si accelera, si improvvisa. E spesso proprio questa capacità di reagire dà la sensazione che il sistema stia reggendo.

Ma c’è un momento in cui la crescita smette di essere solo crescita.

E inizia a diventare complessità.

Quando ciò che funzionava non funziona più

Molte organizzazioni continuano a lavorare nello stesso modo anche quando diventano molto più grandi.

Gli stessi processi.
Le stesse abitudini.
Le stesse persone.

Solo con più volume.

È qui che iniziano i problemi.

Quello che prima funzionava perché tutti si conoscevano, tutti sapevano tutto e bastava una telefonata, a un certo punto non basta più.

Le informazioni iniziano a perdersi.
Le decisioni rallentano.
Le eccezioni aumentano.

E ciò che prima sembrava flessibilità inizia a trasformarsi in confusione.

Il caos non arriva all’improvviso

Il caos raramente arriva da un giorno all’altro.

Si costruisce lentamente.

All’inizio compare sotto forma di piccole urgenze. Un ordine che salta. Un prodotto che manca. Una richiesta arrivata troppo tardi. Un fornitore in più “solo per sicurezza”.

Poi le urgenze aumentano.
I fornitori si moltiplicano.
I prodotti simili iniziano a convivere.
Le persone passano sempre più tempo a rincorrere.

E senza accorgersene, l’organizzazione smette di governare il sistema.

Inizia semplicemente a reagire.

Quando il sistema dipende dalle persone

Nelle fasi di crescita il rischio più grande è che il sistema inizi a funzionare solo grazie alle persone.

Grazie a chi si ricorda tutto.
A chi risolve sempre all’ultimo momento.
A chi sa a chi telefonare.
A chi tiene insieme le cose anche quando il processo non esiste.

All’inizio sembra una forza.

In realtà è una fragilità.

Perché quando il sistema dipende troppo dalle singole persone, basta un’assenza, un errore o un aumento di volume per mandarlo in crisi.

La crescita diventa allora sempre più faticosa.

E ogni risultato richiede uno sforzo maggiore del precedente.

Il costo invisibile della crescita

Il caos ha un costo.

Ma raramente compare in una riga di bilancio.

Si vede nel tempo perso.
Nelle urgenze diventate normali.
Nei fornitori che aumentano senza una logica.
Nelle scorte che si sbilanciano.
Nelle persone che lavorano sempre di più ma con sempre meno controllo.

Più l’organizzazione cresce, più questo costo aumenta.

E spesso arriva un momento in cui si continua a crescere, ma senza migliorare davvero.

Perché la crescita non sta più producendo efficienza.

Sta solo amplificando il disordine.

La struttura viene prima della crescita

Molte organizzazioni pensano che la struttura serva dopo.

Prima si cresce. Poi si organizza.

In realtà succede il contrario.

Se la struttura non arriva prima, la crescita rischia di diventare il motivo per cui il sistema si blocca.

La vera differenza non la fanno le organizzazioni che crescono di più.

La fanno quelle che riescono a costruire un sistema capace di reggere la crescita.

Un sistema in cui le informazioni non dipendono dalle persone.
In cui i processi restano chiari anche quando aumentano le attività.
In cui la complessità non viene eliminata, ma governata.

Crescere non basta

Crescere è importante.

Ma non basta.

Perché ogni organizzazione può crescere per un periodo anche senza struttura.

Poche riescono a continuare a farlo.

La differenza tra una crescita che dura e una crescita che crea caos sta tutta lì:

non nella quantità di attività.

Ma nella capacità di costruire un sistema che riesca a sostenerle.

Giacomo Bagni

Consulente direzionale
Governance & Integration Network for Global Healthcare Acquisition & Buying

Questo tema fa parte del lavoro GINGAB su procurement sanitario e governance degli acquisti.