Molte organizzazioni pensano che le decisioni vengano prese durante le riunioni.

Si analizzano i problemi.

Si confrontano le opinioni.

Si discutono le alternative.

E, alla fine, qualcuno decide.

È così che appaiono le cose.

Ma nelle organizzazioni più mature, il momento della riunione è spesso solo l’ultimo passaggio di un lavoro iniziato molto prima.

Una riunione non migliora un sistema impreparato

Quando le persone arrivano in riunione con informazioni diverse, numeri non allineati e priorità poco chiare, accade quasi sempre la stessa cosa.

La discussione si concentra sulle opinioni.

Si dedica molto tempo a ricostruire i fatti.

Si cercano dati durante l’incontro.

Si chiariscono responsabilità che avrebbero dovuto essere già definite.

La riunione non diventa il luogo della decisione.

Diventa il luogo della ricostruzione.

Le decisioni migliori nascono molto prima

Le organizzazioni che decidono con continuità lavorano in modo diverso.

Prima della riunione hanno già costruito ciò che serve per decidere.

I dati sono condivisi.

Gli indicatori sono aggiornati.

Le priorità sono conosciute.

Le responsabilità sono chiare.

Le informazioni raccontano la stessa realtà a tutti i partecipanti.

Quando questo accade, la riunione cambia completamente funzione.

Non serve più a capire cosa stia succedendo.

Serve a decidere cosa fare.

Il tempo speso prima vale più del tempo passato insieme

Molte aziende cercano di migliorare le riunioni.

Agenda più precisa.

Incontri più brevi.

Regole più rigorose.

Sono accorgimenti utili.

Ma raramente risolvono il problema.

Perché la qualità di una riunione dipende soprattutto dalla qualità del sistema che la precede.

Se il sistema produce informazioni affidabili e condivise, anche le decisioni diventano più rapide.

Se il sistema genera confusione, nessuna riunione riuscirà a eliminarla.

La differenza tra discutere e decidere

Discutere significa cercare di capire la realtà.

Decidere significa scegliere un’azione sulla base di una realtà già compresa.

È una differenza sottile.

Ma cambia completamente il modo in cui un’organizzazione utilizza il tempo delle proprie persone.

Il vero salto

Le riunioni non rendono un’organizzazione più efficace.

Rendono semplicemente visibile quanto il sistema sia preparato a prendere decisioni.

Per questo motivo, le decisioni migliori raramente nascono durante una riunione.

Nascono molto prima.

Quando il sistema ha già fatto il lavoro più importante: trasformare i dati in comprensione.

Giacomo Bagni

Consulente direzionale
Governance & Integration Network for Global Healthcare Acquisition & Buying